No mundo acelerado da gestão de marcações, é fundamental manter-se organizado e maximizar a eficiência. O sistema de marcação de consultas da Noona HQ foi concebido para simplificar o seu processo de marcação, assegurando uma gestão eficaz do seu tempo e dos seus clientes. Duas funcionalidades que melhoram significativamente este processo são a Lista de Espera e os Memorandos.
Este guia irá guiá-lo através destas funcionalidades e mostrar-lhe como utilizá-las em todo o seu potencial.
Listas de Espera
A lista de espera é uma ferramenta poderosa para o ajudar a gerir as marcações dos clientes de forma mais eficiente. Garante que pode preencher rapidamente quaisquer vagas na sua agenda, quer esteja a lidar com cancelamentos ou a tentar acomodar clientes durante as horas de ponta. A lista de espera facilita a otimização da sua agenda.
Como utilizar as listas de espera
Passo 1: Aceder à lista de espera
Navegue até o ícone da lista de espera: Procure o pequeno ícone semelhante a um autocolante no canto superior direito do seu calendário Noona HQ, entre o ponto de interrogação e o sino de notificação.
Passo 2: Adicionar clientes à lista de espera
Clique no sinal +: Ao clicar no sinal +, são-lhe apresentadas duas opções: Procurar um cliente existente para adicionar à lista de espera ou criar um novo cliente.
Para clientes existentes: Se o cliente for um cliente habitual, o sistema reconhecê-lo-á. Pode adicioná-lo à lista de espera. Pode adicioná-lo à lista de espera introduzindo o seu nome ou número de telefone.
Para novos clientes: Seleccione a opção para criar um novo cliente. Terá de introduzir todas as informações importantes sobre o cliente antes de o poder adicionar à lista de espera.
Passo 3: Adicionar um cliente à lista de espera
Depois de identificar o cliente que pretende adicionar à lista de espera - localizando-o na base de dados de clientes existente ou criando um novo perfil de cliente - o passo seguinte é personalizar a entrada na lista de espera de acordo com as suas necessidades e preferências.
Seleção de serviços: Selecionar os serviços específicos em que o cliente está interessado. Este passo é crucial para garantir que a marcação, uma vez efectuada, corresponde às expectativas do cliente.
Preferências opcionais:
Preferência de membro da equipa: Pode especificar um membro da equipa preferido para a marcação. Isto permite-lhe personalizar ainda mais a experiência do cliente, embora a seleção de um membro da equipa não seja obrigatória.
Data de expiração: A definição de uma data de expiração para a entrada na lista de espera é opcional. Esta funcionalidade pode remover automaticamente o cliente da lista de espera após uma determinada data, o que é útil para gerir eficazmente listas de espera de longo prazo.
Adicionar um comentário: Pode adicionar comentários relevantes à entrada do cliente na lista de espera. Isto pode incluir pedidos especiais, prioridades ou outras informações para ajudar a fornecer um serviço personalizado quando a marcação é efectuada.
Passo 4: Reservar um cliente da lista de espera
Utilizar o botão "Marcar agora": Quando estiver pronto para marcar uma consulta para um cliente na lista de espera, clique no botão "Marcar agora" associado ao seu nome.
Encontrar a vaga perfeita: Navegue pelo calendário para encontrar uma faixa horária adequada às necessidades e disponibilidade do cliente. Isto garante que está a tirar o máximo partido das suas faixas horárias disponíveis e a satisfazer as preferências dos seus clientes.
Nota: Na vista "Todos os membros do pessoal", aparece um ponto vermelho junto ao nome de um membro do pessoal. Este ponto indica o número de clientes que estão atualmente na lista de espera desse membro do pessoal específico. Para uma experiência de marcação sem problemas, basta clicar no ponto vermelho para marcar clientes diretamente a partir da lista de espera. Tal como demonstrado no vídeo abaixo, este processo foi concebido para ser simples e eficiente, garantindo que a gestão das marcações é tão simples quanto possível. Veja como pode passar facilmente os clientes da lista de espera para uma marcação!
Lista de espera online 👀
Agora pode permitir que os seus clientes se adicionem à lista de espera na aplicação Noona.
Para ativar a lista de espera online, vá a Definições → Reservas online → Segurança e clique em "Permitir que os clientes entrem na sua lista de espera online".
Lembretes
A funcionalidade de lembretes do Noona HQ oferece uma forma simples e eficaz de manter um registo de lembretes importantes diretamente no seu sistema de agendamento. Quer se trate de recordar o aniversário de um cliente, de gerir os prazos das facturas ou de recordar algo pessoal, os lembretes ajudam-no a manter-se organizado e a cumprir as suas responsabilidades.
Siga os passos simples abaixo para começar a criar e gerir os seus memorandos.
Passo 1: Navegue até à secção Memorandos.
Clique no mesmo ícone utilizado para aceder à lista de espera. A opção Memorandos está localizada ao lado de Listas de espera.
Passo 2: Adicionar o seu primeiro memorando
Clique no sinal +: É tão fácil como clicar num botão - literalmente.
Preencha os detalhes:
Seleccione o seu nome: Localize o seu nome na lista de membros da equipa para associar o memorando a si próprio.
Adicione um título: De que trata o memorando? Dê-lhe um título curto e apelativo.
Adicionar mais informações (opcional): Pode adicionar uma descrição mais pormenorizada ao seu memorando. Esta pode incluir detalhes específicos sobre o lembrete, como os montantes das facturas ou notas especiais para o aniversário de um cliente.
Definir a data: Escolha quando o memorando deve aparecer no seu calendário.
Passo 3: Desfrute da sua vida organizada
Veja-o em ação: O memorando recém-criado faz agora parte do seu calendário, pronto para o lembrar exatamente quando precisar ⚡️
Estamos aqui para o apoiar em todas as etapas do processo, por isso não hesite em contactar-nos se tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda. ❤️